Vorbereitung 

Sie müssen spätestens am Ende des aktuellen Jahres vor dem Saldovortrag die Perioden für das neue Geschäftsjahr anlegen.

Hinweis:

Um zu verhindern, dass Benutzer Belege für das alte Geschäftsjahr anlegen, können Sie den Status der Periode, die gerade geschlossen werden soll, in ‚Abschlussperiode‘ ändern. Dadurch können nur noch berechtigte Benutzer Daten, Belege und Transaktionen buchen. 

Beispiel:

Administration > Systeminitialisierung > Buchungsperioden

Wählen Sie die Periode aus, die Sie als ‚Abschlussperiode‘ definieren möchten mit dem goldenen Pfeil aus und setzen diese im Periodenstatus auf ‚Abschlussperiode‘. 

 Abbildung 1: Periodenstatus

Hinweis: 

Sie können SAP Business One so einstellen, dass der Status einer bestimmten Buchungsperiode automatisch zu ‚Abschlussperiode‘ geändert wird, wenn für diese Buchungsperiode das ‚Buchungsdatum bis‘ plus eine festgelegte Anzahl an Tagen verstrichen sind.

(Info: Diese Funktion ist verfügbar ab SAP B1 Version 10.0) 

Beispiel: 

Abbildung 2: Periodenstatus automatisch aktualisieren

Durchführung

Neue Perioden anlegen

Administration > Systeminitialisierung   > Buchungsperioden > Neue Periode

Periodencode

• Geben Sie einen Code für die Buchungsperiode ein. Dieser Code kann bis zu 20 Zeichen lang sein.
  Wir empfehlen das Jahr als Code zu nehmen. Beispiel: "2022"  

Periodenname

• Geben Sie einen Namen für die Buchungsperiode ein. Dieser Name kann bis zu 20 Zeichen lang sein. Der Name der Periode, die das aktuelle Datum umfasst, wird oben im Fenster Hauptmenü angezeigt.
  Wir empfehlen auch hier das Jahr als Namen zu nehmen. Beispiel: "2022"  

Teilperioden

• Wählen Sie eine der folgenden Optionen. Mit dieser Einstellung legen Sie fest, wie viele zusätzliche Buchungsperioden SAP Business One automatisch anlegen soll. Es wird empfohlen sich an den Buchungsperioden der vergangenen Jahre zu orientieren:

1. Jahr: Wählen Sie diese Option, um während des Geschäftsjahres nur eine Periode anzulegen. In diesem Fall erstellt SAP Business One keine zusätzlichen Buchungsperioden.

1. Quartale: Wählen Sie diese Option, um das Geschäftsjahr in 4 Buchungsperioden zu unterteilen. Wenn Sie Quartale wählen, wird in das Feld Anzahl der Perioden automatisch 4 eingetragen, und SAP Business One erstellt entsprechend vier neue Buchungsperioden.

1. Monate: Wählen Sie diese Option, um das Geschäftsjahr in 12 Buchungsperioden zu unterteilen. Wenn Sie Monate wählen, wird in das Feld Anzahl der Perioden automatisch 12 eingetragen, und SAP Business One erstellt entsprechend zwölf neue Buchungsperioden.

1. Tage: Wenn Sie diese Option wählen, wird das Feld Anzahl der Perioden aktiviert. Geben Sie die gewünschte Anzahl der Buchungsperioden ein. SAP Business One legt die entsprechenden Perioden an. Wenn Sie beispielsweise eine Buchungsperiode pro Woche verwalten müssen, geben Sie im Feld Anzahl der Perioden 52 ein. SAP Business One legt dann 52 Perioden an; für jede Woche ein .

Hinweis:

Wenn Sie einen Eintrag auswählen, der aus mehr als einer Buchungsperiode besteht wird als Basiscode für die zusätzlichen Buchungsperioden der Wert verwendet, den Sie im Feld Periodencode angegeben haben. Wenn Sie beispielsweise als Periodencode 2023 angegeben haben und im Feld Teilperioden der Wert ‚Monate‘ gewählt wurde, wird als Code für die zwölf neuen Buchungsperioden 2023-1, 2023-2, 2023-3 usw. verwendet.

Anzahl der Perioden

• Zeigt die Anzahl der Buchungsperioden entsprechend dem im Feld Teilperioden gewählten Eintrag. Dieses Feld ist nur aktiv, wenn in dem Feld Teilperioden der Wert ‚Tage‘ ausgewählt wurde.

Periodenkennzeichen

• Das Periodenkennzeichen bezieht sich auf jede Belegserie, die mit einer oder mehreren Buchungsperioden verknüpft werden kann. Jede Belegserie muss mit einem Kennzeichen verknüpft sein, damit die Belegnummerierung für jedes Geschäftsjahr, beginnend bei 1, aktiviert wird.

Periodenstatus

• Weisen Sie der Buchungsperiode den erforderlichen Status zu:

1. Entsperrt - Alle Benutzer können gemäß ihren Berechtigungen alle Arten von Transaktionen und Belegen in dieser Periode buchen. Dieser Status wird neuen Buchungsperioden standardmäßig zugewiesen.

1. Entsperrt außer Verkauf - Alle Benutzer können gemäß ihren Berechtigungen alle Arten von Transaktionen und Belegen, mit Ausnahme von Belegen im Modul Verkauf, in dieser Periode buchen. Weisen Sie diesen Status nach Ablauf der Periode zu, wenn noch Einkaufsbelege, wie verspätete Eingangsrechnungen, und andere Transaktionen offen sind, die für diese Periode gebucht werden müssen.

1. Periodenabschluss - Benutzer mit der vollen Periodenabschluss-Berechtigung können alle Arten von Transaktionen und Belegen in dieser Periode buchen. Weisen Sie der Periode diesen Status zu, wenn die folgenden Voraussetzungen gegeben sind:
   • Die Periode ist abgeschlossen.
   • Alle späten Transaktionen wurden gebucht.
   • Es muss nur noch der Jahresabschluss durchgeführt werden.

1. Gesperrt - In dieser Periode können weder Belege noch Transaktionen gebucht werden. Weisen Sie der Periode diesen Status zu, nachdem alle Anpassungen gebucht wurden und der Jahresabschlussprozess für diese Periode abgeschlossen ist.

1. Archiviert - Weder Transaktionen noch Belege können gebucht werden. Dieser Status wird automatisch durch den Datenarchivierungsassistenten zugewiesen. Mithilfe des Datenarchivierungsassistenten können Sie zuvor gesperrte Perioden, die mindestens zwei Jahre alt sind, archivieren.

Buchungsdatum von ... bis ...

• Geben Sie den Buchungszeitraum für die neue Periode an. Vorgeschlagen wird im Feld ‚Buchungsdatum von...‘ der Tag nach dem Enddatum der letzten vorhandenen Buchungsperiode und im Feld ‚Buchungsdatum bis ...‘ der gleiche Tag ein Jahr später. Das Buchungsdatum gibt an wann der Aufwand entstanden ist und ist für die Buchhaltung relevant. 

Hinweis:

Die Buchungszeiträume von verschiedenen Buchungsperioden dürfen sich nicht überschneiden. Mit anderen Worten kann das Anfangsbuchungsdatum einer Periode nicht vor dem Endbuchungsdatum einer anderen Buchungsperiode liegen.

Fälligkeitsdatum von... bis ...

• Geben Sie den Fälligkeitszeitraum für die neue Periode an. Der Fälligkeitszeitraum kann länger als der Buchungszeitraum sein.

Belegdatum von ... bis ...

• Geben Sie den Belegzeitraum für die neue Periode an. Der Belegzeitraum kann länger sein als der Buchungszeitraum und ist nur das Datum auf der Rechnung)

Geschäftsjahresbeginn

• Geben Sie das Anfangsdatum des Geschäftsjahres an, zu dem die Periode gehört.

Geschäftsjahr

• Geben Sie das Geschäftsjahr an, zu dem die Periode gehört.

Hinweis:

Um versehentliche Buchungen in das neue Geschäftsjahr zu vermeiden, empfehlen wir, dass Sie die neuen Buchungsperioden nicht zu weit im Voraus anlegen. Sonst werden diese Perioden basierend auf dem Systemdatum standardmäßig aktiv sein. 

Beispiel:

Abbildung 3: Fälligeitsdatum automatisch erweitern  

Abbildung 4: Neue Buchungsperioden hinzufügen 

Falls Sie Unterstützung benötigen oder wünschen, wenden Sie sich bitte an support@conplus.biz mit dem Stichwort "Buchungsperioden", um ein Angebot für eine Schulung diesbezüglich zu erhalten.

Zusätzliche Informationen und Hilfe finden sie online im Help Portal der SAP:

https://help.sap.com/docs/SAP_BUSINESS_ONE (Microsoft SQL Server)

https://help.sap.com/docs/SAP_BUSINESS_ONE_VERSION_FOR_SAP_HANA (SAP HANA)

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